Com novo sistema, Prefeitura Universitária registra melhoria em atendimentos

O sistema de ordens de serviços lançado pela Prefeitura Universitária da UFU em maio deste ano aumentou a eficiência no setor, avalia o diretor de logística Wesley Marques. Disponível na página eletrônica www.servicos.ufu.br, a plataforma é destinada a servidores da UFU que precisem solicitar serviços relacionados à Prefeitura, como espaços físicos, transporte, telefonia, segurança, infraestrutura e sustentabilidade.

Em pouco mais de quatro meses, foram recebidas 7.114 solicitações pelo sistema. Os memorandos internos estão se tornando raridade no setor, de acordo com o diretor de logística. “Hoje, o retorno que nós estamos tendo por parte da comunidade acadêmica, dos professores e técnicos que têm utilizado o sistema, é muito positivo, porque eles conseguem acompanhar o trâmite da solicitação”, conta Marques.

Flávia Araújo, geógrafa e secretária da coordenação do curso de História, utiliza o novo sistema com frequência e o avalia positivamente: “acho prático pelo fato de ter se tornado menos burocrático, por não ser necessário o MI, e mais ambientalmente responsável, por não ser necessário fazer a solicitação no papel”. A servidora conta que obteve respostas rápidas na maioria das solicitações que fez, mas considera que os pedidos relacionados a espaço físico ainda levam muito tempo para serem atendidos.

Esta é a primeira versão do sistema de ordens de serviços, desenvolvido pelo Centro de Tecnologia da Informação (CTI) – a segunda deve ser lançada em 2015 – e ainda são necessárias algumas melhorias, como reconhece o diretor Marques. Nesses primeiros meses, os profissionais da Prefeitura Universitária precisaram se adaptar à nova dinâmica de atendimento das demandas. Por exemplo, a falta de um material não deve levar ao encerramento de uma solicitação, mas sim, a um status de espera até que os produtos necessários sejam comprados. “Nós conseguimos levantar vários erros que foram acontecendo ao longo dos anos, coisas banais, como a troca de uma lâmpada, uma torneira que estava vazando, em que o serviço não era resolvido e a gente nem ficava sabendo. Hoje a gente consegue acompanhar”, relata Marques.

A versão que será lançada em 2015 deverá contemplar uma pesquisa de satisfação dos usuários, em que será possível avaliar a qualidade da prestação dos serviços por parte da Prefeitura Universitária. Outra melhoria que o setor pretende implantar é estender o acesso ao sistema também aos estudantes. Hoje, caso algum discente precise fazer alguma solicitação de serviço à Prefeitura, o recomendável é que procure os secretários dos cursos.