Comunicação institucional atualiza protocolos para otimizar atendimento e se adequar à realidade financeira

“A comunicação precisa conectar a universidade à comunidade, tanto interna, quanto externa. Precisa derrubar os muros e mostrar às pessoas o que a UFU faz por elas”, explica a diretora de Comunicação Social da UFU, Ana Spannenberg. Para conseguir cumprir esse papel, estabelecido na Política de Comunicação da UFU, em portaria publicada em março de 2023, a Diretoria de Comunicação Social (Dirco) vem passando por mudanças, tanto com a otimização de processos internos, quanto com alterações nos prazos de atendimento à comunidade universitária. 

A ampliação dos prazos para efetuar as solicitações à equipe e a redução dos horários de cobertura jornalística são as principais mudanças que devem ser percebidas pela comunidade UFU. As mudanças foram implementadas para adequar o atendimento que a Dirco/UFU oferece à atual realidade da instituição. “Sofremos uma redução de 30% de pessoal terceirizado, o que tem impactado nossa produção”, diz Spannenberg, “além da dificuldade em recolocação dos servidores que se aposentam, pois as vagas de comunicação estão suspensas desde a publicação do Decreto 10.185/2019, que veda a abertura de concursos para esses cargos”. Esse cenário decorre, ainda, dos sucessivos cortes orçamentários que as universidades públicas vêm sofrendo desde a implementação da Proposta de Emenda Constitucional nº 95 de 2016, a “PEC do Teto de Gastos”. Sem recomposição no orçamento, os mais diversos setores vêm sendo impactados por medidas emergenciais.

“Após analisarmos as solicitações recebidas nos últimos meses, chegamos a alguns consensos sobre prazos mínimos para que possamos garantir o atendimento”, diz a diretora. Além dos novos prazos, que passam a valer a partir de 22 de agosto de 2025, a equipe também tem restringido as coberturas aos horários de trabalho, evitando horas excedentes. “As coberturas fora dos horários só ocorrem para eventos estratégicos, com anuência do Gabinete da Reitoria, a quem a Dirco responde”, pontua Spannenberg. 

Estão, ainda, sendo realizadas alterações internas no fluxo das solicitações recebidas. “Atualmente, o processo de recepção das solicitações, distribuição à equipe responsável e retorno ao solicitante é realizado de forma manual. Mas já estamos trabalhando com o Centro de Tecnologia da Informação (CTIC) para colocar as solicitações à Dirco no sistema atendimento.ufu.br, o que permitirá mais agilidade e visibilidade dos fluxos, tanto a quem solicita, quanto à própria equipe”, sintetiza a diretora. Para organizar essa mudança, a recepção dos formulários já foi alterada internamente, com a setorização da cobertura. Apesar disso, para o solicitante, por enquanto, a interface segue sendo a mesma. 

Mudança de cultura 

A Divisão de Divulgação Institucional e Atendimento à Imprensa (Didiai), responsável pelo maior volume de produção jornalística e imagética da Dirco, tem procurado trabalhar com a sistematização das demandas, para que, mesmo com equipe reduzida, seja possível atender às solicitações. “O jornalismo é uma área na qual lidamos frequentemente com o inesperado, por isso o planejamento é tão importante, para garantir margem para as equipes lidarem com o factual, o não programado”, explica a coordenadora da Didiai, Eliane Moreira. 

Mesmo atividades com maior previsibilidade, como a divulgação científica, foram impactadas. É o caso do podcast Ciência ao Pé do Ouvido, que teve que antecipar o fim da sua 6ª temporada. “Enquanto a equipe estuda formas de retomar a produção em 2026, estamos organizando o 5º Comunica Ciência e atentando ao planejamento da Editoria de Ciência no portal Comunica UFU. Para isso, é essencial criar a cultura de incluir a comunicação no planejamento dos eventos, das ações e das pesquisas”, afirma o coordenador da Divisão de Divulgação Científica, João Damásio. 

No setor de produção gráfica, os serviços também precisaram ser reduzidos. O atendimento está sendo realizado, preferencialmente, para produções institucionais. “Com uma equipe que tem três pessoas atuando de modo permanente, sendo um servidor e dois terceirizados, é muito complicado atender às demandas de uma universidade do tamanho da UFU”, detalha o coordenador da Divisão da Publicidade e Design Gráfico, João Ricardo Bezerra. 

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