UFU dará início a processo de migração de e-mail institucional para a nuvem

Em atendimento à Instrução Normativa nº 1, de 4 de abril de 2019, da Secretaria de Governo Digital, vinculada à Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia (ME), está em fase de conclusão, pelo Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação da Universidade Federal de Uberlândia (CTIC/UFU), o processo de adesão à Ata de Registro de Preços Nº 04/2020 do Ministério da Economia, que permitirá a migração do e-mail institucional da universidade para a nuvem. De acordo com o Anexo 4 da IN nº 1, que trada da “Contratação de Infraestrutura de Centro de Dados, Serviços em Nuvem, Sala-Cofre e Sala Segura”, a criação, ampliação ou renovação de infraestrutura de centro de dados, quando necessárias aos órgãos e entidades vinculados ao Executivo Federal – como no caso da UFU –, devem ser feitas por meio da contratação de serviços de computação em nuvem, salvo quando demonstrada a inviabilidade em estudo técnico preliminar da contratação.

O processo, acontece em consonância com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação da UFU (PDTIC/UFU), aprovado pelo Conselho Diretor (Condir) em 12/03/2021 – especificamente definido na Meta ITIC 23, relativa à “Aquisição de Infraestrutura, Plataforma e Serviços em Nuvem para o CTIC/PDTIC”, da Resolução Condir Nº 4, de 15 de março de 2021, como também, segue as determinações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor no país. 

A Instrução Normativa do ME disciplina todas as contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TICs) realizadas pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP), vinculados ao Executivo Federal, como é caso das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação trabalha para finalizar a adesão da UFU à Ata de Registro de Preços do Ministério da Economia e dar continuidade ao processo de migração do e-mail @ufu.br para a nuvem. (Imagem: Pixabay)

O processo de migração

Responsável pelo processo na UFU, o diretor do CTIC, Rafael Pasquini, docente da Faculdade de Computação (Facom), explica as condições e os desdobramentos da mudança.

Comunica UFU - Por que migrar e que instituições estão passando por este processo?

Rafael Pasquini - A migração visa à melhora no serviço, ofertando não apenas caixas de e-mail com maior capacidade a todos os integrantes da comunidade UFU, mas também resolvendo questões relacionadas a SPAM e ataques diversos via e-mail. A UFU, assim como as demais instituições federais, tem enfrentado sérias limitações orçamentárias, fato este que tem inviabilizado os investimentos necessários à manutenção adequada do serviço dentro da instituição. Conforme pode ser observado na Ata de Registro de Preço do ME, mais de uma centena de órgãos do Executivo Federal participam, sendo que a UFU e outras instituições que, inicialmente, não participaram do processo, estão 'pedindo carona' na referida ata. Em levantamentos feitos entre os gestores de TIC das Instituições Federais de Ensino, temos que mais de 2/3 destas já migraram o serviço para alguma nuvem.

Quais os benefícios de migrar para a nuvem?

Os benefícios são inúmeros e percebidos em diferentes frentes. Primeiro de tudo, haverá uma massiva ampliação do espaço em todas as contas de e-mail da instituição, passando para 50 Gigabytes [GBs] para cada usuário individualmente. Teremos benefícios em termos do mecanismo AntiSpam e da prevenção da chegada de e-mails indesejados nas caixas dos usuários. Estes dois aspectos foram severamente comprometidos nos últimos anos, em razão das dificuldades orçamentárias, o que acabou afetando o serviço ofertado dentro da UFU. A migração é uma prática fortemente recomendada pelo governo federal e transfere a manutenção deste importante serviço para a rubrica de custeio, atualmente em uma situação mais confortável, quando comparada à rubrica de capital/investimento.

O que é necessário, em termos de recursos, infraestrutura e pessoal para realizar o processo?

Anualmente, teremos a necessidade de renovação do contrato de serviço com a empresa vencedora da licitação. Este processo demandará o envolvimento do CTIC e dos setores responsáveis por contratos e licitações da UFU. Em termos de infraestrutura, a migração trará um alívio para a infraestrutura mantida pelo CTIC, uma vez que o serviço de e-mail e o espaço relacionado ao armazenamento deste serviço serão desativados. Embora o serviço continue a ser gerido pelo CTIC, é esperado um pequeno alívio em termos da equipe envolvida neste serviço, uma vez que a necessidade de atualizações será transferida para a empresa vencedora. De certa forma, agruparemos em um único contrato uma série de itens que, historicamente, demandavam diversas licitações independentes para que o serviço fosse mantido em operação. Isto pode evitar, por exemplo, que a UFU presencie situação parecida ao que ocorreu com o CNPq [Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico], em razão de equipamentos cruciais ao funcionamento dos serviços que se encontravam fora do período de garantia.

Quais serão as ações necessárias? O cronograma já está definido?

Estamos na etapa final de adesão e, em breve, iremos apresentar um cronograma para a migração. A proposta inicial é que iniciemos a migração por subdomínios menores de e-mail, que representam setores da UFU, em razão do menor número de contas de e-mail mantido nestes setores. Possivelmente, após a migração e validação de todo o processo nestes subdomínios, partiremos, na etapa final, para a migração do domínio principal da UFU, o domínio @ufu.br. É difícil estabelecer datas neste momento, mas desejamos que o processo finalize ainda no ano de 2021, sendo que o ideal é realizar a mudança no domínio @ufu.br em um período de menor atividade na instituição. É extremamente importante destacar que os endereços de e-mail existentes não sofrerão mudanças, permanecendo como estão atualmente. Existem alguns casos em particular que precisarão de adequações em razão, por exemplo, do uso de algum símbolo ou caractere que, porventura, não seja compatível com a nova plataforma.

Como será a gestão do e-mail UFU?

A gestão do serviço é compartilhada entre a Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (Proplad) e o CTIC. Estamos trabalhando na melhoria do processo de criação das contas de e-mail. Atualmente, há diversas formas de ingresso na instituição e uma variedade de vínculos institucionais são estabelecidos por meio das pró-reitorias. Por meio da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progep), temos como ingressantes nossos servidores federais, profissionais terceirizados, docentes visitantes, dentre outros. Também temos ingressantes via Prograd e Propp, onde nossos discentes, em todos os níveis, são matriculados. O CTIC visa a prover um ambiente automatizado, para que estas pró-reitorias façam todo o processo de cadastramento das pessoas e, quando necessário, a conta de e-mail institucional seja automaticamente criada.

Por que a Microsoft?

Em resposta à licitação realizada pelo ME, a Microsoft apresentou melhores soluções e menor preço; com isso, ganhou o pregão. Além desta questão do pregão, a solução da Microsoft faz a gestão individual das contas institucionais, atribuindo espaço para cada um dos usuários institucionais. A principal concorrente apresenta um espaço único para a instituição e os usuários compartilham deste único espaço, o que tem grande potencial para criar dificuldades maiores na gestão do serviço. Em relação ao fator economicidade e gestão contratual, a Microsoft oferta um pacote educacional no qual as licenças são contratadas tendo como referência o número de servidores da instituição, ofertando um quantitativo gratuito ao corpo discente. Embora saibamos que há mudanças no corpo de servidores da instituição, estas mudanças são mais lentas quando comparadas ao universo dos discentes. A principal concorrente oferece uma solução de pagamento inversa, onde a instituição paga pelo número de alunos e recebe, gratuitamente, contas para seus servidores. Esta abordagem tornaria a gestão dos pagamentos menos previsível e, portanto, mais complexa. Finalmente, o serviço ofertado pela Microsoft oferece não apenas o e-mail, mas também um conjunto amplo de outras ferramentas. Na UFU fazemos uso massivo do ambiente remoto de ensino – Microsoft Teams – e do ambiente de disponibilização de aulas gravadas – Microsoft Stream. Com o contrato, oficializaremos o uso de espaço em nuvem, o Microsoft One Drive, com 1 TB de espaço para cada um de nossos usuários, bem como a oferta de licenças completas do pacote de aplicativos para escritório Microsoft Office para todos nossos usuários. O serviço sendo contratado, por meio da ata do ME, inclui cinco licenças do Office para cada um de nossos usuários (servidores e discentes). Esta característica da suíte de ferramentas cria um ambiente integrado e extremamente produtivo na instituição, uma necessidade relacionada novamente com a LGPD.

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