Neste mês de dezembro, a Divisão de Sistemas do Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação fez o recolhimento e a preservação digital de mais de 21 mil documentos de certificados de monitoria do antigo sistema legado da Pró-Reitoria de Graduação da Universidade Federal de Uberlândia (Prograd/UFU).

Estes documentos preservados agora fazem parte do arcabouço de documentos digitais do aluno, que podem ser acessados no Módulo Documental e-docs.ufu.br e validados externamente no Valida UFU (www.sistemas.ufu.br/valida-ufu/#/). Este processo foi realizado em consonância com o Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017, as políticas de Transformação Digital do Governo Digital e a Resolução nº 43/2015, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Além de permitir o reuso destes documentos em processos distintos e rastrear onde foram utilizadas, atendendo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

"A preservação do acervo de documentos digitais produzidos na instituição deve seguir as normatizações arquivísticas definidas pelo Arquivo Nacional. Deste modo, os sistemas da instituição de gestão documental devem atender requisitos definidos pelo e-arq Brasil", destaca Fabiano Alves, coordenador da Divisão de Sistemas.

Ainda de acordo com ele, outro ponto em destaque é a importância da gestão eficiente dos documentos, a classificação dos processos seguindo as tabelas de temporalidade do Conarq e os descritivos dos metadados, para uma correta destinação de preservação, depois de transcorrer as fases corrente e intermediária. "Garantindo, assim, a preservação dos direitos da comunidade acadêmica, por meio do acesso a estes documentos pelos tempos estabelecidos pela Administração Federal", conclui Alves.