UFU economiza R$ 1,49 milhão com implantação de Sistema Eletrônico de Informações

Em média são gerados diariamente 394 processos no SEI

A Universidade Federal de Uberlândia (UFU) economizou R$ 1,49 milhão com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). A economicidade foi gerada com a diminuição na aquisição de papel, caixas e produtos acessórios para a manutenção de arquivos. O que antes era impresso e documentado de forma tradicional, agora é disponibilizado de forma via informática, em uma estrutura de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos.

No entanto, os benefícios do SEI extrapolam o campo financeiro. O formato eletrônico simplifica o acesso à informações, inclusive com possibilidade de pesquisa instantânea, aumento de produtividade e agilidade no trâmite dos processos envolvendo as unidades acadêmicas ou administrativas da universidade. Diariamente são gerados 394 documentos no SEI.

Fabiano Silvério Ribeiro Alves, membro da Comissão de Assessoramento do Sistema Eletrônico de Informações, destaca outras vertentes positivas que a implantação do SEI propicia. “Há economia de espaço físico, eliminação de tarefas repetitivas e aumento da segurança, pois não há possibilidade de extravio de documentos”.  

Até o momento, 364 instituições aderiram ao SEI e geraram, nos últimos 24 meses, uma economia de R$ 35,7 milhões aos cofres públicos. Os números estão disponíveis no Portal do Processo Eletrônico Nacional (PEN) - http://processoeletronico.gov.br/ . Confira outros números do SEI na UFU:

Vantagens do SEI

• Portabilidade: 100% Web
• Acesso Remoto: pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones. Possibilita que os usuários trabalhem a distância;
• Acesso de usuários externos: possibilita que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;
• Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
• Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Possibilita que unidades sejam demandadas simultaneamente no mesmo expediente administrativo;
• Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo. Cria base de conhecimento.
• Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

Confira vídeo sobre o SEI produzido pela TV Universitária:

Comunicação entre instituições externas à UFU

Em 2019, a UFU aderiu ao chamado Barramento do Processo Eletrônico Nacional (PEN), isso significa que a comunicação eletrônica de documentos também poderá ser feita com instituições externas à universidade (prefeituras, tribunais, ministérios, por exemplo). A comunicação será via SEI ou outros sistemas utilizados pelos diversos orgãos, isso ocorre porque a premissa é que seja estabelecido um protocolo comum de tramitação.

Para mais informações sobre a participação da UFU no SEI e no PEN, acesse: http://www.ufu.br/sei/ .